5W1H法则帮你理清头绪

我们在工作过程中,往往会遇到问题的时候理不清楚头绪,不知道如何下手的问题,这个时候,我们可以采用『5W1H法则』,以此来处理我们所遇到的问题。

关于5W1H法则

5W1H法则在进行新闻,调查,警察审问等信息收集的工作内经常会被提到,它就像是一个万能的公式,在你遇到复杂问题的时候,能够让你很快就摸能够清楚这个它的主题和脉络。事实上,5W1H法则只是六个问题:

  • 谁做的?(who did that?)
  • 发生了什么?(what happened?)
  • 在哪发生的?(where did it take place?)
  • 什么时候发生的?(when did it take place?)
  • 它为什么发生?(why did that happen?)
  • 它是如何发生的(how did it happen?)

遇到一件事情的时候,不自觉的去问自己这几个问题看起来非常傻,但事实上这是个非常科学的方法,因为它把一个不标准的信息格式化成为了多个纬度的信息:对象(what),目的(why),场所(where),时间(when),处理人(who),手段(how),能够让我们更好的了解到这个事情发生的全貌。

相关的实践

了解到了这个法则以后,我们会在什么时候用到它呢?举两个简单的栗子:

接受到一个新的任务时

往往人们认为自己遇到的问题和他自己实际遇到的问题完全是两码事,也就是说,大多数人对自己遇到的问题一无所知,使用5W1H原则可以让你梳理自己思绪的时候,同时帮助别人理清思路,继而了解别人的诉求,降低你与人进行无效沟通和无效工作的时间。

以前我们在运营公司内部系统的时候,经常会有城市运营的同学跑过来找我们,说我们的系统出现了问题,他们无法提交表单了。那时候我刚做负责运营,也比较傻,他们说我们系统出了问题,我就自己跑到服务器上去看日志
,到测试环境测试,写SQL查,往往查了半天没有任何结果,把自己累的半死,结果再去问用户,结果发现这个用户用的不是我们的系统!

后来被折磨久了,后来遇到类似的问题的时候,我会抢先先问用户这样五个问题:

  • 请提供下出错的链接和截图(where)?
  • 谁发现的问题?(who?)
  • 遇到了什么问题?(what?)
  • 什么时候遇到的问题?(when?)
  • 是否能够稳定重现问题?(how?)

基本上一轮问下来的效果让我受益匪浅,至少50%的问题其实并不是系统的问题(事实上用户总是问问题还是跟系统易用性有关,这个暂且不表),也就是说,通过这种方法,我至少节省了我一半的工作时间。

给别人安排任务时

当我们给一个下属安排任务的时候,因为可能因为我们对业务/信息的了解程度不同,我们之间往往会存在巨大的信息鸿沟(我们很难意识的到),而我们在安排任务的时候,往往不够合理,下属往往会在没听清楚的情况下不敢问,而我们却不知道这一状况,是比较常发生的事情。这个时候,我们只需要在安排任务的时候,告诉下属你安排的事情,然后引导他用5W1H法则来复述一遍。

我们会要求任务接收方复述一遍:

  • 我给的任务是什么?要求你给出的东西是什么?(what?)
  • 你预期交付的时间点是什么时候?(when?)
  • 你准备用什么方案做?准备怎么做?(how?)

如果能够答上以上三个问题的,基本可以认定,这个人是有能力按时交付工作的。如果无法答出上面的问题,某主席曾经说过:『没有条件,制造条件也要上』我们就得制造条件,把所有的东西都给约定好,直到他理解和了解如何去做为止。

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