职场E-mail使用指南——《Email这样写,谁都会赞》

在交流工具如此之多,交流如此方便的今天,但是E-mail依然是一个不可缺少的交流工具,但是如何合理的使用邮箱呢?下面一些小提示可能会帮到你。

(来源:简书 作者:原来先生)首先,工作和私人邮箱分开。

然后:

一、对E-mail的态度:

  • E-mail仅是一种交流工具,并不是非它不可。如果可以通过别的方式来沟通,不妨尝试其他,如:会议沟通、电话沟通或纸质沟通。
  • 明确检查邮件的时间,如:什么时候、隔多长检查邮箱等。
  • 养成标注邮件的习惯,如:已经阅读过但尚未处理的邮件,如重要邮件等。要给大脑减负。
  • 写作语言不要很随便,尽管它没有商务信函那般正式。

二、养成好的E-mail写作习惯

写一份专业的电子邮件,只需要记住两个基本原则:有礼貌讲重点

1) 收件人:

  • 勿发错,勿张冠李戴。
  • 慎用群发(有些E-mail已提供,分别发送功能)。

2) 主题:

  • 杜绝空白标题。
  • 语言简练,突出优势。
  • 可适当表明来源,如:公司名,或自己姓名。
  • 若紧急,可在主题中加入“紧急”字样。
  • 可适当标明截止日期。

3) 正文:简单+明晰

  • 问候语不可少。不直呼其名,称呼老师或以职称为后缀,不要贸然称人“小×”,亲昵的叫法,能少则少。
  • 自报家门,别假设对方知道你。注重交代背景,身份。
  • 正文内容,简明扼要,行文通畅,注重直接的沟通结果。不用古文、俚语和难懂的缩写。别把自己当作家,切勿使用意识流文字。
  • 正文开头,直接表明你的意图,避免浪费别人时间。
  • 正文格式,美观清楚。重点部分,用项目编号标出,并进行说明。使用方便阅读的字体和字号。
  • 如非必要,不要中英文混用。
  • 表情符号,切勿滥用,避免轻佻。
  • 礼貌性的结束语。同时说明是否需要回复,避免浪费别人时间。
  • 避免错别字和拼写错误。

4) 签名档

  • 使用签名档,留下直观清楚的信息。

5) 附件:

  • 正文中说明有附件,切勿遗漏附件。
  • 无论何时,上传附件一定要杀毒,避免不良印象。

6) 检查:

  • 发送前,仔细检查:收件人、抄送人、内文、称谓、落款,以及附件中的相关信息。
  • 保存到发件箱,存底是最好的证据,避免后期纠纷。
  • 不发可以在网上找到信息的邮件。

三、邮件管理:

1、直接X掉的邮件

  • 邮件内容跟你的工作职责没有直接联系或者是相冲突。
  • 跟你有间接关系,但你不确定要如何回复的邮件。
  • 没有明确表示要让你做什么的邮件(无意义的邮件)。
  • 适合采用直接沟通的交流方式的邮件。
  • 已经解决过问题,但再次询问的邮件。
  • 内容不完整的邮件。
  • 来历不明的抄送信息。

2、阅读邮件

  • 发件人是直接还是间接发给你的。
  • 发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿。
  • 邮件内容主旨是否清晰。
  • 信息跟你是否相关。
  • 打开附件先杀毒。

3、回复邮件

  • 及时回复是给对方最好的尊重。
  • 理想的回复时间是2小时内。
  • 自动回复慎用,避免成为别人的垃圾邮件源。
  • 要有针对性的回复。要区分单独回复和全体回复。
  • 避免反复讨论同一个问题,如有这种情况,改用电话沟通。
  • 有技巧地控制邮件的往来。如,提醒“无需回复”、“已经办妥”。

4、邮件过滤

  • 善用邮箱过滤系统,避免收到垃圾邮件。
  • 对垃圾邮件拉黑标注。
  • 使用搜索功能,筛选邮件。
  • 星标邮件,避免忘记。

那么多框框条条,累么?最好的办法就是——把它们变成习惯。

参考于:《Email这样写,谁都会赞》——林玲。

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