写邮件时,要显得专业就不要犯这 3 种错误

编者按:发电子邮件都是一种高效便捷的交流方式,如果使用恰当,发送电子邮件可以节约时间、回复问题并建立联系。但是有人由常常会因为一些小错误显得自己的特别不专业,本文指出了三种常见的错误,希望对大家有所启发。

我们中的很多人都习惯匆匆忙忙的发送、转发或是回复邮件。我对拼写错误这样的疏忽有着较低的容忍度(因为很多程序会用红色波浪线提醒你此处有拼写错误),还有你想要抄送一封邮件、却忘记添加抄送人,这种错误也是难以接受的。这是业余人士才会犯的错误。(尽管如此,当我妈妈给我发送字母全部大写的邮件时,她是可以原谅的)。

说真的,电子邮件是我们与客户、老板或者自己的关系网沟通时的首选方式,因此很有必要用一种恰当的方式讨论,如何职业化的发送一封电子邮件。不仅仅是本文单独指出的人,对你自己也是如此——当邮件接收人因为(本可避免的)错误会错意时,你也会心生懊恼。今天一个小小的打印错误让合作方对你产生了一点点的不尊重,明天你就可能因此给与会人留下不好的印象从而失去宝贵的工作机会。

在犯错之前,有三种极为基本的错误,你甚至意识不到它们会让你显得多么不专业。

1.忘记添加附件

职业指导师Rajiv Nathan特别感激Outlook和Gmail的提醒功能,它们会在你想要添加附件却没有时提醒你。为什么Rajiv对此感激涕零呢?因为在没有这种功能的时候,他经常犯这种糟糕的错误——不是一次,也不是两次,而是三次!

Nathan承认他在早些年工作的时候,有一个很坏的习惯,那就是总是匆匆忙忙的工作。结果就是导致他经常在邮件里说“请见附件”,结果却没有添加附件。Nathan记得有一次他还发送了一封重要的后续跟进邮件修正错误:“太对不起了!附件在这!”不幸的是,故事并非总能到此为止。Nathan回忆道:“最后,在第三封邮件里(总共四封),我才把附件加上!”

Nathan承认:“这看起来当然不美。”事实上,这个问题很常见,在一个人回顾自己的业绩的时候,经常因为邮件方面的需要改进而受到指责。为了避免这一点,Nathan在电脑屏幕上贴了一张纸条:“加附件了吗?”

通过多次提到“附加”(“你说附件?发送吗?”),这样在发邮件之前,就会先想到手边的这些提醒。每个人都可以犯错,但是养成一种粗心大意的习惯后,人们便会认为你连这种基本的工作都做不好。

2.表达啰嗦

我最好的朋友是一位律师,她的工资按小时计。正因如此,她习惯言简意赅而非长篇大论。我也可以从她身上学到一些东西。Jenny Foss,Muse职业规划师,一直强调说只说重点不讲废话的重要性。她解释道:“如果你不能简洁的表达自己想说的话,考虑到接受者的时间成本——这会很容易惹怒那些本来愿意甚至乐意听你说话的人。”

这一点在你“发送邮件请人帮忙、寻求投入或支持、甚至只是描述一件事情的基本情况时”尤为正确。不管快速收发短信有多有用,对一些人来讲这会是沉重的负担,Foss提醒人们注意“最后收信的人会觉得这就是灾难的根源,她或许会在很多个夜晚里彻夜难眠,试图从一堆邮件中找出真正相关的那一封”。这就是为什么,要么你清楚地列出自己的观点,要么你就要冒看起来“不专业或者根本不贴心”的风险。Nathan的疏忽导致他不断发送缺少附件的邮件,Foss总结道:“看在上帝的份上,不要连续发三封邮件。把你的思路整合在一起,一并发送。”

掌握用一种直截了当的方式表达自己的要说的内容可能需要练习,但是从长期来看,这种付出是值得的。在发送邮件之前通读全文,删除不必要的内容,比如一些重复表达的单词、句子甚至整个段落。过度解释颇具诱惑力,但这往往看起来是重复啰嗦的。学会带着目的写邮件,形成一种方向感,这对你的工作通信往来很有帮助。你的读者会为你的干净利落心生感激,并且会更加善意的回复你的邮件——而不是让你的邮件在拥挤的信箱中处于未读状态。

3.人名拼写错误

不,千万不要犯这种错误。给人写信却拼错了他/她的名字,这是没有借口的。每个人都有自己最讨厌的事,我就讨厌别人写错我的名字,在这一点上,我确信我不是一个人。关键是,我的名字,就在我的落款和邮箱地址上,每个发送邮件的人都能看到。我对这件事情特别敏感,所以每次在发送邮件之前都会再检查一遍人名的拼写,特别是那些有不止一种写法的名字(比如Kristin,Stephen,Mark,Carrie和其他很多这样的名字)。

这会多花时间吗?当然。但是,显而易见,在整个宏大的日程中,这点时间不算什么。我宁愿第一次就发送正确,而不是在之后为自己的粗心大意发邮件道歉。如果你忙到连收信人的名字都写不对,那还有什么事情是你必须忙着去做的呢?这会是你的收信人好奇的问题。小问题暴露大不足。所以,在发送之前检查一遍,把电子邮件发到正确的地址。

每天你都会收发很多封邮件。在发送邮件时,要避免犯一些粗心大意的小错误,它们会让你显得不专业。不要因为追求速度而牺牲质量,不要因为邮件上的错误失了印象分。

【编译组出品】编辑:杨志芳

出处:http://36kr.com/p/5084583.html

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